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Dernière mise à jour le 23/09/2020 à 17h00

Depuis le 1er janvier 2014, lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable doit présenter ses documents comptables en remettant, au début des opérations de contrôle fiscal, une copie des fichiers des écritures comptables (FEC).

Si l’administration a fait preuve d’une certaine souplesse lors des premières années de la mise en place du dispositif, elle semble désormais décidée à sanctionner plus systématiquement les anomalies relevées dans les FEC.

Êtes-vous prêts pour le contrôle fiscal de vos FEC  ?

5 règles à respecter pour le contrôle fiscal de vos FEC :
1. Tester la conformité de son FEC avant la réception d'un avis de vérification
2. Préparer une note explicative sur les éventuelles spécificités du FEC
3. Analyser son FEC au regard des règles de tenue comptable
4. Rester proactif en continu avec des contrôles internes permettant de détecter les erreurs
5. Archiver les FEC

1. Tester la conformité "technique" de son FEC avant la réception d'un avis de vérification

Conformément au I de l'article L. 47 A du LPF, les FEC relatifs aux périodes contrôlées doivent être remis à l'administration lors de la première intervention sur place. Autant dire que le laps de temps qui s’écoule entre la réception de l’avis et la remise des FEC et extrêmement court et ne laisse pas de place à une quelconque analyse des fichiers à ce moment. Il est donc extrêmement important d’avoir mené sur chaque FEC les tests appropriés visant à s’assurer de leur conformité "technique".

À défaut, en cas de non présentation du FEC ou de non-conformité, le contrôleur fiscal pourra appliquer des sanctions financières, c’est-à-dire des amendes pécuniaires égales à 5 000 € par fichier annuel non conforme ou à 10  % des droits mis à la charge du contribuable si ce montant est supérieur à 5 000  €.

La réalisation d’un diagnostic du FEC en amont de tout contrôle fiscal permet ainsi d’éviter de lourdes sanctions.

2. Préparer une note explicative sur les éventuelles spécificités du FEC

Le fichier FEC n’est pas le seul fichier à remettre lors du contrôle fiscal. En effet le FEC sera obligatoirement accompagné d’un fichier descriptif conforme au XI de l'article A. 47 A-1 du LPF.

Ainsi, dans un nombre limité de situations commentées au BOFIP, l’administration admet certains écarts avec les règles strictes de l’article A. 47 A-1 du LPF, pour autant que ces situations soient correctement identifiées et expliquées par écrit dans le fichier descriptif accompagnant le FEC.

Il en va notamment des écritures d’à nouveaux. Ainsi, si les écritures de report à nouveau ne correspondent pas aux premiers numéros d’écritures dans le FEC, il conviendra d’indiquer dans le fichier descriptif du FEC comment l’entreprise s’est assurée de leur présence dans le fichier.

De même, d’autres spécificités du logiciel comptable devront être indiquées dans le fichier descriptif tel que l’utilisation d’un système de numérotation d’écritures propre à chaque journal, l’utilisation de valeurs conventionnelles définies par l’entreprise en l’absence de référence de pièces justificatives, etc.

Autrement dit, la note explicative du FEC, si elle est correctement formalisée, permet de s’assurer en amont de disposer de toutes les informations à fournir au contrôleur sur les éventuelles spécificités de la tenue comptable au sein de l’entreprise.

3. Analyser son FEC au regard des règles de tenue comptable

L’administration utilise au cours de ses contrôles un logiciel puissant (ALTO 2) lui permettant de détecter non seulement les anomalies de format du FEC mais également les anomalies en lien avec les règles de tenue comptable et en particulier les anomalies d’écritures. La réalisation, en amont de tout contrôle, d’un diagnostic du FEC permettra de sécuriser ces points par la mise en œuvre de contrôles, notamment :

  • La vérification que les numéros et libellé de comptes sont obligatoirement ceux définis par le PCG (Plan Comptable Général).
  • La vérification que les comptes auxiliaires clients et fournisseurs respectent un certain formalisme et reprennent la désignation littérale du tiers (client, fournisseur).
  • La détection des doublons sur les numéros de pièces, montants et libellés d’opérations.

Il est donc indispensable de s’appuyer sur un outil d’analyse menant des tests approfondis sur ces aspects afin de mener les actions correctives en amont et d’éviter tout risque de rejet de la comptabilité en cas de contrôle fiscal.

4. Rester proactif en continu avec des contrôles internes permettant de détecter les erreurs

L’analyse automatique du FEC par le vérificateur l’aide à orienter ses demandes d’informations et ses recherches, notamment en matière de TVA.

Il est donc essentiel pour les entreprises non seulement de disposer d’un FEC conforme aux exigences légales mais aussi de vérifier en amont que le fichier ne recèle pas d’anomalies susceptibles de révéler au vérificateur des pistes de redressements.

Il est ainsi très utile pour les entreprises de mettre en œuvre des contrôles de manière régulière afin notamment de réconcilier les données du FEC :

  • avec la déclaration annuelle de résultat déposée par la société, au cours d'une année ;
  • avec les déclarations mensuelles (ou trimestrielles) de chiffre d'affaires TVA (CA3) déposées par la société, au cours de cette même année.

En outre, en matière de TVA, les contrôles suivants menés à partir du FEC permettront de détecter les risques d’erreurs ou de fraude :

  • vérification de l’application correcte des taux de TVA (taux normal, réduit) ;
  • détection des opérations ayant donné lieu à l’application à tort de la TVA ou des opérations ayant donné lieu à une récupération indue de TVA.

5. Archiver le FEC

La procédure d’archivage permet de figer l’ensemble des informations dont la conservation est obligatoire, c’est-à-dire notamment le fichier FEC.

La procédure d’archivage vise les objectifs suivants :

  • donner date certaine aux documents et données pour une période utile (exercice comptable et fiscal) ;
  • copier sur support informatique pérenne ces documents et données, de manière à permettre leur exploitation indépendamment du système.

L’administration n’a pour l’instant pas donnée de règles techniques particulières concernant les modalités d’archivage. Elles sont laissées à la libre appréciation de l’entreprise à partir du moment où l’intégrité des données archivées et leur lisibilité sont assurées.

Il est fortement préconisé de formaliser une procédure d’archivage et de s’assurer périodiquement que celle-ci a correctement été réalisée et permet la lisibilité ultérieure des données.

En s’assurant de l’efficacité du processus d’archivage en amont, l’entreprise sera à même de fournir les fichiers FEC archivés au contrôleur et d’éviter tout risque de perte d’intégrité ou de lisibilité des données.

Les équipes de KPMG bénéficient d’une solide expérience et d’un outil d’analyse performant pour vous permettre de tester votre FEC. Nos équipes spécialisées sont là pour vous accompagner dans la mise en conformité du FEC), afin d’éviter de lourdes conséquences financières en cas de contrôle fiscal.

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