L’assemblée générale d’approbation des comptes

Publié le 11 Mai 2022

Temps de lecture : 4mn

Juridique

Sommaire

En votre qualité de chef d’entreprise, vous devez remplir un grand nombre d’obligations comptables, fiscales, sociales et juridiques.

À ce titre, si vous êtes dirigeant d’une société commerciale (EURL, ou même civile, vous êtes tenu, chaque année, d’organiser la tenue d’une assemblée générale (AG) afin qu’elle approuve les comptes de la société pour l’exercice écoulé.

Cette importante formalité doit être accomplie dans les règles de l’art, c’est-à-dire en respectant un calendrier précis et un certain nombre d’obligations légales.

Ce guide synthétique et pratique a donc pour objet de vous rappeler les enjeux de l’approbation des comptes sociaux et la réglementation applicable en la matière. Il vous indique la marche à suivre pour préparer et tenir l’assemblée générale ainsi que les formalités à effectuer par la suite.

Pourquoi doit-on faire approuver ses comptes ?

À la clôture de chaque exercice, une société doit établir les comptes annuels correspondants. En pratique, cette opération incombe à ses dirigeants, c’est-à-dire au gérant, président, directoire ou conseil d’administration selon la forme de la société….

Comment faire approuver ses comptes ?

L’approbation des comptes annuels d’une société doit s’opérer en respectant un formalisme rigoureux imposé par la loi.

Ainsi, un certain nombre de documents doivent être établis et communiqués aux associés dans un délai précis avant la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes. Dans le même temps, une convocation à l’assemblée générale doit leur être adressée, cette dernière devant, en principe, se tenir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice.

Une fois approuvés, les comptes doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce…

Pourquoi rédiger un procès-verbal d’approbation des comptes ?

Rédigé par les dirigeants de la société après la tenue de l’assemblée générale, le procès-verbal (PV) d’approbation des comptes formalise la décision des associés ou actionnaires d’approuver (ou, au contraire, de refuser) les comptes sociaux de l’exercice écoulé. Il s’agit donc d’un document très important puisqu’il permet de prouver l’existence de cette décision ainsi que celle relative à l’affectation du résultat…

Les documents à préparer

Préalablement à la tenue de l’assemblée générale, le dirigeant de la société doit établir un certain nombre de documents obligatoires, à savoir :

  • les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ;
  • l’inventaire ;
  • le rapport de gestion (sauf dispense pour les petites entreprises) ;
  • le texte des résolutions qui seront soumises au vote lors de l’AG ;
  • la liste des conventions réglementées (conventions conclues entre la société et son dirigeant ou les associés) ;
  • le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes…

La convocation des associés

Une convocation à l’assemblée générale doit être envoyée aux associés ou actionnaires 15 jours au moins avant la date prévue pour sa tenue (ou dans le délai prévu par les statuts).

Cette convocation doit être effectuée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ou par courrier électronique si les associés ont accepté ce mode de communication.

Elle est accompagnée des documents obligatoires (cf. ci-dessus). À compter de cette date, les associés ont la possibilité de poser par écrit des questions auxquelles le dirigeant sera tenu de répondre au cours de l’assemblée générale.

Si la société est dotée d’un commissaire aux comptes, ce dernier doit également être convoqué à l’AG, par LRAR, 15 jours au moins avant la date de sa tenue…

La tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes

L’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes d’une société doit se tenir dans les 6 mois de la clôture de l’exercice.

Elle a principalement pour objet de faire approuver les comptes de l’exercice écoulé par les associés, mais aussi le rapport de gestion et les éventuelles conventions réglementées qui sont intervenues entre la société et ses dirigeants ou les associés…

La rédaction du procès-verbal

Après la tenue de l’assemblée générale, il convient de rédiger le procès-verbal d’AG d’approbation des comptes…

Les SCI sont-elles tenues d’approuver leurs comptes ?

Les sociétés civiles immobilières (SCI) ne sont juridiquement pas obligées de tenir une comptabilité, sauf pour certaines. Mais en pratique, il est indispensable de le faire, ne serait-ce que pour permettre au dirigeant d’informer correctement les associés sur la situation financière de la société…

L’assemblée d’approbation des comptes SCI

L’AG d’approbation des comptes d’une SCI doit se tenir une fois par an selon les dispositions statutaires. Au moins 15 jours avant la date de l’AG, le gérant doit convoquer les associés et leur communiquer son rapport sur l’activité de la société au cours de l’exercice écoulé, indiquant le résultat réalisé…

L’obligation de déposer les comptes

Une fois approuvés, les comptes sociaux doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce.

Le dépôt des comptes sociaux doit être effectué dans le délai d’un mois (deux mois en cas de dépôt par voie électronique) qui suit la tenue de l’assemblée générale qui les a approuvés (donc au plus tard le 31 juillet, ou au plus tard le 31 août, pour une AG tenue le 30 juin). Il peut être opéré directement au greffe, par envoi postal (LRAR) ou par voie électronique sur le portail internet des greffes des tribunaux de commerce…

L’option pour la confidentialité des comptes

Les entreprises qui ne souhaitent pas que leur situation comptable et financière puisse être connue des tiers, en particulier de leurs partenaires ou de leurs concurrents, disposent de la faculté de demander que leurs comptes, une fois déposés au greffe du tribunal de commerce, ne soient pas publiés. Mais attention, l’étendue de ce droit est variable selon la taille de l’entreprise…