Gérer les paies ou les externaliser ?

Publié le 22 Août 2022

Temps de lecture : 7mn

Gestion sociale

En contrepartie de leur travail dans l’entreprise, les collaborateurs doivent recevoir un salaire, ainsi qu’une fiche de paie. La question, cruciale, qui se pose est de savoir qui va s’occuper d’établir le bulletin de paie et de réaliser les versements : vous ou un tiers mandaté à cet effet ?

Sommaire

1. Établir le bulletin de salaire

Une obligation. En même temps que vous versez le salaire à vos collaborateurs, vous devez leur remettre un bulletin de paie. La question qui se pose est alors de savoir qui va se charger d’établir ces bulletins de paie. En d’autres termes, cette opération doit-elle être faite en interne avec les fonctions RH de l’entreprise ou faut-il externaliser cette fonction ?

Un formalisme rigoureux. Le bulletin de paie, même s’il se présente aujourd’hui sous un format qui se veut simplifié, doit, d’une manière générale, notamment comporter les mentions obligatoires suivantes :

  • L’identification précise de l’employeur (en incluant son code NAF) ;
  • L’intitulé de la convention collective applicable (à défaut, doivent être mentionnés les articles du Code du Travail relatifs à la durée des congés payés du salarié et la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail) ;
  • L’identification du salarié ;
  • La nature de l’emploi du salarié, ainsi que sa position dans la classification conventionnelle ;
  • La période et le nombre d’heures travaillées, en distinguant les heures payées au taux normal et celles comportant une majoration (en précisant les taux horaires appliqués). Trois précisions à ce sujet :
    • si le salarié est rémunéré au forfait, il faut indiquer la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire,
    • si la base de calcul du salaire n’est pas la durée du travail, il faut que soit indiquée la nature de la base de calcul,
    • si le bulletin ne mentionne pas le nombre d’heures effectuées, vous risquez une condamnation au titre du travail dissimulé ;
  • le montant de la rémunération brute du salarié, la nature et le montant des accessoires de salaire (prime, gratifications, avantage en nature, pourboires, etc.) ;
  • la date des congés et le montant de l’indemnité correspondante ;
  • le montant des sommes versées et retenues autres que celles relatives aux cotisations et exonérations sociales ;
  • la nature et le montant des retenues, autres que les cotisations à la charge du salarié effectuées sur la rémunération ; la nature et le montant des sommes s’ajoutant à la rémunération et non soumises à cotisations (remboursement de frais professionnels par exemple, le montant de frais à indiquer pouvant toutefois être limité à ceux remboursés au moment de la paie) ;
  • Les informations relatives aux cotisations et contributions salariales et patronales, au total des exonérations et exemptions de cotisations patronales, au coût du travail, c’est-à-dire au total versé par l’employeur et au prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu, sont libellées et ordonnées ainsi que, pour les éléments à la charge de l’employeur, regroupées conformément au modèle défini par l’arrêté du 25-2-2016 modifié
    • Le bulletin de paie comporte le montant, l’assiette et le taux des cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge du salarié
    • Le bulletin de paie doit comporter une case intitulée « dont évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie », en bas de tableau, sous l’indication du net à payer avant impôt sur le revenu
    • Le bulletin de paie comporte le montant et l’assiette des cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge de l’employeur avant déduction des exonérations et exemptions
    • Le bulletin de paie mentionne le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales appliquées à la rémunération brute du salarié
  • La mention du « montant net imposable » est obligatoire sur les bulletins de paie pour les rémunérations versées depuis le 1-1-2022.Le bulletin de paie doit mentionner l’assiette, le taux et le montant du prélèvement à la source (PAS) de l’impôt sur le revenu
  • Pour les rémunérations versées depuis le 1-1-2022, lorsque des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées d’impôt sur le revenu ont été effectuées dans le mois, une ligne « montant net des heures complémentaires ou supplémentaires exonérées » doit être ajoutée à la fin de la rubrique « impôt sur le revenu » (Arrêté du 25-2-2016).
  • Le bulletin de paie doit mentionner la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de prélèvement à la source, sous une ligne appelée « Net à payer avant impôt sur le revenu »
  • Le bulletin de paie doit indiquer la somme effectivement reçue par le salarié (C. trav. art. R 3243-1, 10°), c’est-à-dire la rémunération nette à payer, sous une ligne intitulée « Net à payer au salarié en euros » (« Net payé en euros » jusqu’au 31-12-2021).
  • Le total versé par l’employeur, qui correspond à la somme de la rémunération brute et des cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et exemptions des mêmes cotisations et contributions, doit figurer sur le bulletin de paie
  • le montant de la somme effectivement remise au salarié et la date de paiement ;
  • la mention selon laquelle il est possible de se reporter au portail www.service-public.fr (dans la rubrique « bulletin de paie ») pour connaître la définition des termes employés ;
  • la mention « bulletin de paie à conserver sans limitation de durée » (le salarié devant effectivement conserver ces bulletins « sans limitation de durée », notamment pour déterminer les droits à la retraite) ;
  • etc.

Une opération complexe en évolution constante. Il suffit donc de lire un bulletin de salaire pour se rendre compte de la complexité qui entoure la détermination du salaire net à verser aux collaborateurs. La législation qui entoure le bulletin de paie, et notamment la détermination du montant des cotisations sociales, est en constante évolution, ce qui nécessite de maîtriser cette réglementation et de se tenir à jour en permanence.

Des opérations multiples. Au-delà de l’établissement des bulletins de salaires, vous devez également reverser les cotisations sociales dues par l’entreprise et établir toutes les déclarations sociales correspondantes. Ici se pose la question de la responsabilité et des conséquences financières possibles en cas d’erreur dans le calcul des cotisations sociales.

Externaliser l’établissement des bulletins de salaire ? C’est pour toutes ces raisons que bon nombre d’entreprises recourent aujourd’hui aux services de leurs cabinets comptables dotés d’un service dédié à la paie pour effectuer cette opération. Il semble ainsi évident, notamment pour les entreprises de plus petite taille modeste qui n’ont pas nécessairement les compétences et les moyens en interne, d’externaliser l’établissement des bulletins de paie à des spécialistes.

Avantages / inconvénients. Le gain de temps et le recours à des experts en paie militent pour l’externalisation de la paie. Le coût de cette externalisation s’avère très souvent moins onéreux / moins lourd que la mise en place d’un service paie interne

Une mission pour l’entreprise. Si le choix de l’externalisation de la paie est fait, il n’en demeure pas moins que vous devez toutefois être en mesure :

  • de fournir à votre prestataire les éléments qui vont lui permettre d’établir les bulletins de paie : variables de paie, gestion des absences, tout évènement qui va impacter le salaire du mois en cours, etc.
  • et de vérifier les bulletins de paie avant qu’ils ne soient remis à vos collaborateurs.

Et pour le reste ? Après avoir établi le bulletin de salaire, les obligations de l’entreprise ne s’arrêtent pas là puisqu’il faut remettre le bulletin de salaire aux salariés et verser les salaires…

2. Remettre le bulletin de paie

Une obligation. Le bulletin de paie est un document que vous devez remettre tous les mois à vos collaborateurs. Par principe, la remise peut se faire en main propre ou par voie postale, mais le recours au bulletin de paie électronique est aussi possible.

Bulletin de paie électronique. En cas de recours au bulletin de paie électronique, vous devez mettre en place les conditions permettant de garantir la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. En règle générale, le recours au système du coffre numérique est privilégié car il garantit l’intégrité et la confidentialité des données figurant sur le bulletin de paie. Vos salariés doivent, en outre, pouvoir récupérer leurs bulletins de paie sans qu’ils aient à effectuer des manipulations complexes.

Informez vos salariés ! En cas de recours au bulletin de paie électronique, vous devez informer le salarié par tout moyen, pour autant que vous puissiez en garder une preuve (idéalement par lettre recommandée avec accusé réception ou par lettre remise en main propre contre signature) de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique, un mois avant la 1re émission du bulletin de paie électronique ou au moment de l’embauche. S’il fait ce choix, le salarié pourra vous faire part de son opposition à tout moment, sa demande devant être suivie d’effet au plus tard dans les 3 mois.

3. Verser le salaire

Une obligation. Hors cas particuliers, le salaire doit être versé une fois par mois en respectant une échéance régulière : si aucune date n’est imposée (le salaire peut être versé en fin de mois ou au cours du mois suivant), le salaire doit être versé, chaque mois, à la même période.

Comment ? Tous les modes de paiement sont admis, même si le paiement par virement reste le mode le plus utilisé.

Pour l’entreprise. En règle générale, c’est à l’entreprise elle-même de se charger du paiement des salaires.

En conclusion

Si l’externalisation de la paie, du moins l’établissement des bulletins de paie, est une solution qui mérite d’être étudiée, pour des questions de gain de temps, de responsabilité, d’expertise, l’entreprise a toujours un rôle à jouer : vérifier les bulletins de paie, les remettre aux salariés, verser le salaire. Le cabinet KPMG se tient à votre disposition pour étudier la question de la gestion des bulletins de paie et les process à mettre en place dans votre entreprise pour optimiser et sécuriser ces opérations.