Piste d’audit fiable (PAF) :  des règles de facturation à respecter dans l’entreprise

Publié le 26 Mai 2022

Temps de lecture : 6mn

Fiscal

Toutes les entreprises doivent s’assurer que toutes les règles liées à la facturation sont respectées. Comment ? Grâce à la piste d’audit fiable (PAF).

Sommaire

La mise en place, à l’horizon 2026 et pour toutes les entreprises, de la facturation électronique aura pour objectif d’assurer une pleine fiabilité et intégrité dans le processus de facturation. En attendant, toutes les entreprises, du moins celles qui recourent encore à la facturation papier ou sous format électronique non sécurisé, doivent s’assurer que toutes les règles liées à la facturation sont respectées. Comment ? Grâce à la piste d’audit fiable (PAF). Qui plus est, l’administration indique que la PAF perdurera même après l’avènement de la facturation électronique généralisée…

Piste d’audit fiable : des objectifs pour l’administration fiscale

Facturation : rappels utiles. Les factures que vous émettez doivent respecter un formalisme précis, incluant des mentions obligatoires notamment imposées par la réglementation propre à la TVA, et être conservées pendant une durée d’au moins 10 ans, à l’instar de l’ensemble des documents comptables et de leurs pièces justificatives. Ces factures serviront de pièces justificatives permettant d’établir la réalité des opérations économiques réalisées par l’entreprise.

Facturation : plusieurs modes possibles. S’il est prévu de rendre obligatoire le recours à la facturation électronique sous format sécurisé à l’horizon 2026 pour l’ensemble des entreprises (dès 2024 pour les plus grandes) dans l’objectif de consolider les contrôles des factures, à ce jour, bon nombre d’entreprises recourent principalement à l’envoi de leurs factures sous format papier ou sous format électronique non sécurisé (type fichier PDF par exemple).

Facturation : une obligation. Parce que le recours à ces modes de facturation ne permet pas toujours de garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité, et ce, de son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation, l’administration fiscale s’attacher à vérifier ces conditions, notamment dans le cadre de contrôle portant sur l’impôt sur les bénéfices et la TVA, afin de prévenir tout risque de fraude et de sécuriser davantage le dispositif de facturation. Les mêmes contrôles s’appliqueront également aux factures reçues. 

Facturation : un contrôle. Pour les entreprises qui ne peuvent justifier recourir à la facturation électronique totalement sécurisée, via l’emploi d’une signature électronique qualifiée ou l’emploi d’un système d’échange sécurisé (type EDI ou « échange de données informatisées »), c’est-à-dire la plupart des entreprises françaises à ce jour, au moins pour certains de leurs flux, il est donc obligatoire de mettre en place des contrôles permettant :

  • de garantir les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures ;
  • de maîtriser le fonctionnement du système d’émission, de transmission et de réception des factures,
  • de garantir que les factures émises correspondent bien à la réalisation d’une livraison de biens ou d’une prestation de services ;
  • de vérifier :
    • que les données relatives à la facture sont complètes et exactes et qu’elles n’ont pas été modifiées ;
    • que la facture a été adressée à la bonne personne, au moment requis ;
    • que les mentions obligatoires sont bien présentes sur la facture ;
    • etc.

Piste d’audit fiable : une obligation. Chaque entreprise concernée doit alors déterminer, en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens des contrôles qui doivent être mis en place pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues. Ces garanties seront assurées par la « piste d’audit fiable (PAF) » que l’entreprise doit donc obligatoirement mettre en place et remettre au vérificateur à première demande en cas de contrôle, pour permettre, comme le rappelle l’administration fiscale :

  • de reconstituer de manière chronologique l’intégralité du processus de facturation suivi par l’entreprise ;
  • de garantir que la facture qui a été émise ou reçue reflète en tout point l’opération (livraison de biens ou prestation de services) qui a été réalisée ;
  • de justifier toute opération réalisée en faisant un rapprochement entre toutes les pièces justificatives s’y rapportant (devis, bons de commande, bons de livraison, factures, etc.).

Piste d’audit fiable : des obligations pour vous, entreprise

PAF : pour presque toutes les entreprises…

Sont obligatoirement tenues de mettre en œuvre les contrôles internes permettant de constituer une piste d’audit fiable les entreprises :

  • qui émettent ou reçoivent des factures sous format papier, que celles-ci soient ou non numérisées ;
  • qui émettent des factures sous format électronique via des moyens autres que le recours à la signature électronique qualifiée et l’utilisation de l’échange de données informatisé (EDI), ou via l’un de ces 2 outils, dès lors qu’ils ne sont pas conformes aux normes requises.

PAF :  mettre en place un contrôle interne

Le contrôle interne que doit mettre en place l’entreprise aura pour but de s’assurer que les objectifs poursuivis par la piste d’audit fiable sont respectés, à savoir :

  • s’assurer que les données relatives à la facture sont complètes et exactes, qu’elles n’ont pas été modifiées, en contrôlant notamment la présence des mentions obligatoires, et qu’elles sont reprises dans un format lisible et compréhensible, non susceptible de modification dans le temps ;
  • s’assurer que la facture est adressée à la bonne personne et au bon moment, en contrôlant notamment le numéro Siret, l’extrait K-Bis, le numéro de TVA intracommunautaire, la domiciliation, etc. du client et/ou du fournisseur ;
  • s’assurer que la facture ne fait pas l’objet d’un double traitement ou enregistrement en contrôlant la correcte comptabilisation de l’opération, en validant les processus d’archivage, etc. ;
  • s’assurer que la facture correspond à une opération économique, comptable et financière réelle traitée dans le respect de la législation en vigueur et que l’ensemble des transactions a été pris en compte dans l’ordre chronologique ;
  • s’assurer que les éventuels risques, notamment liés à des défaillances dans le système de facturation générant des factures inexactes, sont pris en compte, identifiés et maîtrisés.

PAF : documenter tous les processus avec méthodologie

La mise en place d’une piste d’audit fiable aura pour conséquence, pour l’entreprise, de lui permettre de répondre à toute demande de l’administration fiscale en cas de contrôle. Cela suppose donc, tant pour l’entreprise cliente que pour le fournisseur, de documenter le processus commercial, toutes les étapes du processus de facturation, les modalités de stockage et d’accès aux factures mis en place dans l’entreprise.

L’objectif de cette documentation sera de s’assurer que les contrôles mis en place dans l’entreprise sont réels, étant entendu que la description de ces contrôles dépendra bien entendu de la taille des entreprises, les exigences pouvant varier en fonction de la volumétrie des factures et des moyens mis en place pour assurer les contrôles. Il s’agira aussi de permettre à l’administration fiscale d’y avoir accès facilement, laquelle pourra d’ailleurs en prendre une copie lors de la réalisation de ses contrôles.

Piste d’audit fiable : des contrôles accrus !

Une attention particulière : les contrôles de l’administration qui ont pour but de s’assurer de la mise en place de cette piste d’audit fiable dans les entreprises sont de plus en plus fréquents.

PAF : quelles sont les sanctions à connaître ?

Il faut savoir que les défauts liés à la facturation peuvent entraîner des sanctions qui peuvent représenter un coût certain pour l’entreprise. A titre d’exemple :

  • pour les factures reçues qui ne respecteraient pas la réglementation, l’entreprise peut risquer une remise en cause de la déduction de la TVA correspondante ;
  • pour les factures émises qui ne reprendraient pas l’ensemble des mentions obligatoires, l’entreprise peut encourir une amende de 15 € par omission ou inexactitude relevée dans les factures, dans la limite de 25 % du montant de la facture (cette amende n’étant pas due en cas de première infraction commise au cours de l’année civile et des trois années civiles précédentes, lorsque l’infraction a été réparée spontanément ou dans les trente jours d’une première demande de l’administration) ;
  • pour les opérations réalisées sans facture, l’entreprise risque une amende fiscale de 50 % du montant de la transaction (plafonnée à 375 000 € par exercice) ; lorsque la transaction a été comptabilisée, l’amende est réduite à 5 % du montant de la transaction, plafonnée à 37 500 € par exercice (cette amende de 5 % n’étant pas due en cas de première infraction commise au cours de l’année civile et des trois années civiles précédentes, lorsque l’infraction a été réparée spontanément ou dans les trente jours d’une première demande de l’administration).

L’importance de la piste d’audit fiable.

Mettre en place une piste d’audit fiable documentée permettra à l’entreprise d’éviter toute conséquence pécuniaire dommageable en cas de contrôle.

La constitution d’une piste d’audit fiable nécessite la mise en œuvre de divers contrôles destinés à garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité. L’ensemble des collaborateurs se tient à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en place de ce processus aujourd’hui obligatoire pour la plupart des entreprises.

Sources :