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Dernière mise à jour le 23/09/2020 à 17h00

Depuis le 1er janvier 2014, lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable doit présenter ses documents comptables en remettant, au début des opérations de contrôle, une copie des fichiers des écritures comptables (FEC).

Si l’administration a fait preuve d’une certaine souplesse lors des premières années de la mise en place du dispositif, elle semble désormais décidée à sanctionner plus systématiquement les anomalies relevées dans les FEC.

Vous souhaitez savoir si votre fichier des écritures comptables comporte des anomalies d’écritures ?

Afin de vous guider dans cette démarche, voici les éléments essentiels à prendre en compte :
1. Quelles sont les exigences de l’administration ?
2. Comment vérifier que mon fichier ne comporte pas d’anomalies d’écritures ?
3. En pratique, sur quels outils puis-je m’appuyer ?

1. Quelles sont les exigences de l’administration ?

Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’administration fiscale. Ces exigences sont codifiées à l’article L.47 A-I du livre des procédures fiscales.

Les fichiers des écritures comptables doivent ainsi répondre à des normes très précises codifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales. Attention, au-delà de la simple conformité « technique » du fichier (longueur des champs, séparateurs etc.), les objectifs de l’administration sont plus larges : il s’agit notamment de s’assurer, à travers le FEC, de la régularité de la tenue comptable et de l’absence d’anomalies sur les écritures.

2. Comment vérifier que mon fichier ne comporte pas d’anomalies d’écritures ?

En tout premier lieu, il conviendra de vérifier que les écritures de report des à-nouveaux ont été comptabilisés dans un journal distinct et, sauf exception, apparaissent en premier dans le FEC.

Ce test n’est pas anodin, les éditeurs de logiciels n’ayant pas tous la même conception de ces écritures d’à nouveau. Ainsi, si les écritures de report à nouveau ne correspondent pas aux premiers numéros d’écritures dans le FEC, il conviendra d’indiquer dans le fichier descriptif du FEC comment l’entreprise s’est assurée de leur présence dans le FEC.

Ensuite, un test fondamental consiste à vérifier que la numérotation des écritures est croissante dans le temps et ne comporte pas de rupture. Chaque ligne d’une même écriture est donc affectée d’un seul et même numéro et libellé. Il conviendra alors d’investiguer toute rupture de séquence identifiée dans la numérotation des écritures sur l’ensemble du fichier.

L’analyse des anomalies d’écritures porte en définitive sur un vaste champ d’investigation, qui va des contrôles les plus basiques tels que la correcte utilisation des libellés de comptes du PCG, des journaux comptables et des comptes auxiliaires jusqu’à des contrôles plus pointus, adaptés au contexte particulier de chaque entreprises. On peut citer notamment la recherche de doublons d’écritures, des écarts inexpliqués lors de rapprochements entre certains comptes et des soldes anormaux.

L’analyse de ces écarts et anomalies permet en effet de détecter des irrégularités tenant à l’erreur de paramétrage ou l’erreur humaine, voire la présence de fraude au sein de l’entreprise.

3. En pratique, sur quels outils puis-je m’appuyer ?

L’administration a mis en ligne un outil "Test compta Demat" qui vérifie la validité de la structure du fichier de l’entreprise et précise notamment les points d’anomalies détectées. L’entreprise est alors en mesure de mettre aux normes son fichier des écritures comptables en vue d’un éventuel contrôle.

Mais attention, il ne suffit pas simplement de tester son FEC via cet outil, qui ne prend pas en compte notamment des tests sur la régularité de la tenue comptable ou des écritures en elles-mêmes.

La réalisation d’un diagnostic du FEC permettra de sécuriser ces points par la mise en œuvre de contrôles, notamment :

  • la vérification que les numéros et libellé de comptes sont obligatoirement ceux définis par le PCG (Plan Comptable Général) ;
  • la vérification que les comptes auxiliaires clients et fournisseurs respectent un certain formalisme et reprennent la désignation littérale du tiers (client, fournisseur) ;
  • la détection des doublons sur les numéros de pièces, montants et libellés d’opérations.

En outre, en matière de TVA, les contrôles suivants menés à partir du FEC permettront de détecter les risques d’erreurs ou de fraude :

  • vérification de l’application correcte des taux de TVA (taux normal, réduit) ;
  • détection des opérations ayant donné lieu à l’application à tort de la TVA ou des opérations ayant donné lieu à une récupération indue de TVA ;
  • réconciliation entre les données comptables et les éléments déclarés (CA3).

Il est donc indispensable de s’appuyer sur un outil d’analyse menant des tests approfondis sur ces aspects afin d’éviter tout risque en cas de contrôle fiscal.

Les équipes de KPMG bénéficient d’une solide expérience et d’un outil d’analyse performant pour vous permettre de tester votre FEC. Nos équipes spécialisées sont là pour vous accompagner dans la mise en conformité du FEC), afin d’éviter de lourdes conséquences financières en cas de contrôle fiscal.

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