Facturation électronique : une révolution pour tous les services de l’entreprise

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, votre entreprise devra être en mesure de recevoir des factures électroniques dès septembre 2026. Ce qui suppose non seulement de vous poser la question du choix de la plateforme à utiliser (portail public de facturation ou plateforme de dématérialisation partenaire), mais aussi de la préparation de vos équipes…

Le passage à la facturation électronique est, en effet, l’affaire de tous !

Facturation électronique : préparer votre service comptable

La plupart des entreprises sont dotées d’un service comptable, dont la composition varie selon la taille de la structure.

Ainsi, il pourra être composé d’un directeur administratif et financier (dans les entreprises dont le dimensionnement le nécessite), d’un chef comptable, de responsables de services (fournisseurs, clients, etc.) et de collaborateurs comptables.

La plupart des entreprises qui composent le paysage économique français sont aujourd’hui dotées :

• soit d’un chef comptable et de collaborateurs comptables,
• soit de collaborateurs comptables qui exercent leurs missions sous l’autorité directe du dirigeant de la structure.

Le service comptable est le premier qui vient à l’esprit lorsqu’il est question du passage à la facturation électronique.

La réforme amorcée va nécessairement impacter l’organisation de ce service, ainsi que la nature des tâches à réaliser.

Pourquoi ? Parce que l’un des objectifs de la réforme est de réduire les coûts pour les entreprises, notamment les coûts liés à la saisie, au classement, à l’archivage, au rapprochement des factures, etc.

Avant toute chose, pour faciliter la transition, vous devrez nécessairement demander à ces collaborateurs de mener un travail conséquent d’audit portant sur l’exhaustivité et la qualité des données en votre possession.

Ils devront également procéder au nettoyage de votre base B2B afin de mettre à jour et, le cas échéant, de collecter les informations manquantes au sujet de vos clients qui devront impérativement figurer sur les factures électroniques (comme le numéro SIREN des clients).

Enfin, cette réforme est l’occasion pour vos collaborateurs de faire un point sur les régimes de TVA applicable, ainsi que sur les référentiels nécessaires à la tenue d’une comptabilité analytique et sur la piste d’audit fiable (PAF) existante.

Toutes ces opérations peuvent être menées en collaboration avec votre expert-comptable habituel qui, par son expérience et la connaissance qu’il a de votre entreprise, peut guider votre équipe sur les process à mettre en œuvre.

Une fois ce travail accompli, se posera la question de réorganiser le service comptable en lui-même, pour tenir compte de la suppression de certains process (comme le traitement quotidien des factures papiers reçues par voie postale).

Dernier point, et non des moindres, il est important de former cette équipe aux nouvelles procédures, ainsi qu’au fonctionnement de la plateforme que vous aurez choisi pour transmettre et recevoir vos factures.

À titre d’exemple, le rituel quotidien du passage à la boîte aux lettres le matin devra, a minima, être complété, par un rituel de connexion quotidienne à la plateforme pour charger vos factures clients, récupérer vos factures fournisseurs, suivre l’état de traitement des différentes factures, etc.

Une fois encore, nos équipes sont là pour accompagner vos collaborateurs dans cette transition !

Facturation électronique : préparer votre service commercial et votre service clients

Le service commercial, de même que le service clients de votre entreprise (parfois appelé ADV pour « administration des ventes ») doivent, eux aussi, être impliqués dans cette transition vers la facturation électronique.

Les collaborateurs qui les composent doivent être formé aux enjeux de cette réforme ainsi qu’à l’utilisation de la plateforme de dématérialisation que vous aurez choisie, car ce sont eux qui sont en lien direct avec vos clients et qui sont chargés de répondre à leurs interrogations.

Facturation électronique : mettre à contribution votre service informatique (SI)

Si vous disposez d’un service informatique (SI) dans l’entreprise, il devra bien évidemment être mis à contribution.

Il aura pour missions principales :

• de cartographier les systèmes d’information dont vous disposez ;
• de vous aider à choisir vos futurs outils : portail public, plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), opérateur de dématérialisation (OD), le cas échéant, etc. ;
• une fois le ou les outils choisis, de former les différents collaborateurs à leur utilisation, en fonction de leur poste et responsabilités respectives.

Facturation électronique : mettre à contribution votre service juridique

Tout comme pour votre service informatique, il est évident que votre service juridique devra être mis à contribution.

Si ce n’est pas déjà le cas, vos collaborateurs juristes doivent impérativement prendre connaissance des tenants et aboutissants de cette réforme.

Pourquoi ? Pour sécuriser l’ensemble des autres services dans la mise en œuvre des nouveaux process et, le cas échéant, pour être en capacité de répondre à leurs interrogations.

À titre d’exemple, le service juridique pourra lister les mentions obligatoires devant figurer sur les factures électroniques et aider à construire le futur modèle de facture utilisé par le service comptable.

Facturation électronique : dirigeant, ne vous oubliez pas !

Nous avons fait le tour des principaux services de votre entreprise qu’il convient d’accompagner dans la transition vers la facturation électronique.

Mais avez-vous pensé à vous ? En tant que dirigeant, vous êtes le chef d’orchestre de cette entreprise et le garant de son bon fonctionnement.

En cette qualité, il vous incombe de vous assurer que chaque collaborateur concerné s’implique en termes de formation, de travaux préparatoires, d’audit, etc. Ce qui suppose que vous soyez vous-même au clair sur les enjeux de cette réforme concernant la facturation électronique et sur les conséquences pratiques pour votre entreprise.

Nos consultants en stratégie d’entreprise sont à votre disposition pour vous accompagner sur le sujet.

N’hésitez pas à les solliciter !