Afin d'assurer la continuité du fonctionnement des instances représentatives du personnel dans le contexte actuel, dont notamment leur consultation sur les décisions de l'employeur induites par la crise sanitaire, une ordonnance du 25 novembre 2020 (précisée par un décret du 3 décembre 2020) permet à titre dérogatoire et temporaire, de recourir plus largement à la visioconférence, à la conférence téléphonique et à la messagerie instantanée pour tenir les réunions des représentants du personnel.

Pour quelles réunions ?

• Ces mesures s’appliquent pour l'ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, dès lors que l’employeur en a préalablement informé ses membres.
• Toutes les réunions avec les représentants du personnel convoquées à compter du 27 novembre 2020 peuvent recourir à ces procédés et jusqu’à la fin de l’état d’urgence.

Quelles mesures ?

• En dehors de l’état d’urgence, dans le cadre du droit commun, en l'absence d'accord entre l'employeur et les membres élus du comité, le recours à la visioconférence est actuellement limité à trois réunions par année civile.
• À titre dérogatoire et temporaire pendant la durée de l’état d’urgence, les réunions des comités sociaux et économiques et des comités sociaux et économiques centraux peuvent, après information préalable de ses membres par l’employeur, se tenir par visioconférence, conférence téléphonique et à défaut, par messagerie instantanée.
• Les membres élus des instances représentatives du personnel peuvent s'opposer, au plus tard 24 heures avant le début de la réunion, au recours à la conférence téléphonique ou à la messagerie instantanée pour les informations et consultations menées dans le cadre de :
  - La procédure de licenciement collectif ;
  - La mise en œuvre des accords de performance collective ;
  - La mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle ;
  -La mise en œuvre de l’APLD.
  
• Dans ce cas, la réunion se tient en présentiel, sauf si l'employeur n'a pas encore épuisé sa faculté de tenir trois réunions annuelles par visioconférence, qu'il tient du droit commun.
• Un décret du 3 décembre 2020 précise les conditions dans lesquelles les réunions peuvent se tenir par conférence téléphonique ou messagerie instantanée. Il s’inspire des règles qui régissent la visioconférence.

Quelles démarches ?

L’employeur est tenu d’informer, préalablement à la tenue de la réunion, les membres élus du comité du recours à l’un de ces procédés.

Quels risques ?

Dans certains cas, l’employeur peut se voir refuser le recours à l’un de ces procédés :

• Si la réunion vise une information-consultation sur un sujet sensible ;
• S’il a déjà eu recours plus de 3 fois dans l’année à la visioconférence et si les membres s’y opposent à la majorité ;
• S’il n’informe pas préalablement les membres du comité, de la tenue de la réunion avec ce procédé dérogatoire.

Sources :
- Ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel & Décret n° 2020-1513 du 3 décembre 2020 relatif aux modalités de consultation des instances représentatives du personnel pendant la période de l'état d'urgence sanitaire.

La responsabilité de KPMG ne pourra pas être engagée au titre des informations contenues dans cette note établie à titre informatif et susceptible d’évoluer d’heure en heure en fonction des annonces gouvernementales.