Comment mettre en conformité mon fichier FEC ?

Dernière mise à jour le 23/09/2020 à 18h00

Depuis le 1er janvier 2014, lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable doit présenter ses documents comptables en remettant, au début des opérations de contrôle fiscal, une copie des fichiers des écritures comptables (FEC).

Si l’administration a fait preuve d’une certaine souplesse lors des premières années de la mise en place du dispositif, elle semble désormais décidée à sanctionner plus systématiquement les anomalies relevées dans les FEC.

Vous souhaitez savoir comment mettre en conformité votre fichier des écritures comptables ?

Afin de vous guider dans cette démarche, voici les éléments essentiels à prendre en compte :
1. Quelles sont les exigences de l’administration ?
2. Comment vérifier que mon fichier respecte les exigences de conformité de l’administration ?
3. En pratique, sur quels outils puis-je m’appuyer ?

1. Quelles sont les exigences de l’administration ?

Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’administration fiscale.

Les fichiers des écritures comptables doivent ainsi répondre à des normes très précises codifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales. Attention, au-delà de la simple conformité « technique » du fichier (longueur des champs, séparateurs etc.), les attentes de l’administration sont plus larges : il s’agit de s’assurer, à travers le FEC, de la régularité de la tenue comptable ainsi que des déclarations fiscales soutenues par les écritures comptables.

2. Comment vérifier que mon fichier respecte les exigences de l’administration ?

Les premières exigences relatives au fichier FEC peuvent sembler "basiques" car elles concernent son format et sa structure : notamment le nom du fichier, le format du contenu et les entêtes de colonnes.

Il ne faut toutefois pas négliger cette première étape de vérification et s’assurer par exemple que le fichier ne comporte pas de "caractères spéciaux", notamment dans les libellés d’écritures, et de manière générale sur l’ensemble des données textes du fichier, afin d’éviter tout rejet du FEC par le vérificateur.

De même, l’utilisation de séparateurs pour les champs "dates" de type AAAA/MM/JJ, conduira inévitablement à des anomalies de forme dès lors que le format prévu à l’article A 47-A-1 du LPF, n’a pas été respecté.

Ainsi pour vérifier la conformité du FEC, il conviendra de vérifier point par point que les normes édictées à l’article A.47 A-1 du LPF sont remplies, et ce, pour l’ensemble des données contenues dans le FEC.

3. En pratique, sur quels outils puis-je m’appuyer ?

L’administration a déjà mis en ligne un outil "Test compta Demat" qui vérifie la validité de la structure du fichier de l’entreprise et précise notamment les points d’anomalies détectées. L’entreprise est alors en mesure de mettre en conformité son fichier des écritures comptables en vue d’un éventuel contrôle.

Mais attention, il ne suffit pas simplement de tester son FEC via cet outil, qui ne prend pas en compte notamment des tests sur la régularité de la tenue comptable ni des éventuelles anomalies ressortant des déclarations fiscales et en premier lieu de la liasse fiscale et des déclarations de TVA.

La réalisation d’un diagnostic du FEC permettra de sécuriser ces points par la mise en œuvre de contrôles, notamment :

La vérification que les numéros et libellé de comptes sont obligatoirement ceux définis par le PCG (Plan Comptable Général).
La vérification que les comptes auxiliaires clients et fournisseurs respectent un certain formalisme et reprennent la désignation littérale du tiers (client, fournisseur).
La détection des doublons sur les numéros de pièces, montants et libellés d’opérations.

En outre, en matière de TVA, les contrôles suivants menés à partir du FEC permettront de détecter les risques d’erreurs ou de fraude :

Vérification de l’application correcte des taux de TVA (taux normal, réduit).
Détection des opérations ayant donné lieu à l’application à tort de la TVAou des opérations ayant donné lieu à une récupération indue de TVA.
Réconciliation entre les données comptables et les éléments déclarés (CA3).

Il est donc indispensable de s’appuyer sur un outil d’analyse menant des tests approfondis sur ces aspects afin d’éviter tout risque de rejet de la comptabilité en cas de contrôle fiscal.

Les équipes de KPMG bénéficient d’une solide expérience et d’un outil d’analyse performant pour vous permettre de tester votre FEC. Nos équipes spécialisées sont là pour vous accompagner dans la mise en conformité du FEC), afin d’éviter de lourdes conséquences financières en cas de contrôle fiscal.