Fichier des écritures comptables : penser à l'analyser !
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Dernière mise à jour le 23/09/2020 à 17h00

Depuis le 1er janvier 2014, lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable doit présenter ses documents comptables en remettant, au début des opérations de contrôle fiscal, une copie des fichiers des écritures comptables (FEC).

Si l’administration a fait preuve d’une certaine souplesse lors des premières années de la mise en place du dispositif, elle semble désormais décidée à sanctionner plus systématiquement les anomalies relevées dans les FEC.

Votre fichier FEC est-il conforme aux exigences de l’administration ?

5 raisons d’analyser votre fichier FEC en 2020 :
1. Éviter de lourdes sanctions financières
2. Vérifier la conformité de votre fichier sur le plan "technique"
3. Identifier les irrégularités dans la tenue de comptabilité
4. Identifier les anomalies sur les déclarations de TVA ou la liasse fiscale
5. Le FEC : une mine de données utiles pour l’amélioration des process et du contrôle interne

1. Éviter de lourdes sanctions financières

Au-delà de la simple conformité "technique" du fichier (longueur des champs, séparateurs etc.), les attentes de l’administration sont plus larges : il s’agit de s’assurer, à travers le FEC, de la régularité de la tenue comptable ainsi que des déclarations fiscales soutenues par les écritures comptables.

Ainsi, en cas de non présentation du FEC ou de non-conformité, le contrôleur fiscal pourra appliquer des sanctions financières, c’est-à-dire des amendes pécuniaires égales à 5 000 € par fichier annuel non conforme ou à 10 % des droits mis à la charge du contribuable si ce montant est supérieur à 5 000 €.

Et attention, car au-delà de ces amendes, peut survenir un risque beaucoup plus lourd pour les entreprises : le rejet de la comptabilité et la mise en œuvre d’une procédure d’évaluation d’office des bases d’imposition de la TVA ou des autres impositions concernées.

La réalisation d’un diagnostic du FEC en amont de tout contrôle fiscal permet ainsi d’éviter de lourdes sanctions.

2. Vérifier la conformité de votre fichier sur le plan "technique"

Les premières exigences relatives au fichier FEC peuvent sembler "basiques" car elles concernent son format et sa structure : notamment le nom du fichier, le format du contenu et les entêtes de colonnes.

Il ne faut toutefois pas négliger cette première étape de vérification et s’assurer par exemple que le fichier ne comporte pas de "caractères spéciaux", notamment dans les libellés d’écritures, et de manière générale sur l’ensemble des données textes du fichier, afin d’éviter tout rejet du FEC par le vérificateur.

De même, l’utilisation de séparateurs pour les champs "dates" de type AAAA/MM/JJ, conduira inévitablement à des anomalies de forme dès lors que le format prévu à l’article A 47-A-1 du LPF, n’a pas été respecté.

On observe ainsi que certains logiciels présentent encore des anomalies "de format" en matière de FEC, or l’administration est de moins en moins tolérante avec ce type de rejets en lien avec les "règles de base".

La réalisation d’un diagnostic du FEC permettra de corriger ce type d’anomalies et d’aborder plus sereinement le contrôle fiscal.

3. Identifier les irrégularités dans la tenue de comptabilité

Il ne suffit pas simplement de tester le format du FEC via l’outil "Test compta demat" mis en ligne par l’administration. En effet il a été rappelé à de nombreuses reprises que cet outil ne réalise aucun test sur la régularité de la tenue comptable. Or l’administration utilise un logiciel beaucoup plus puissant lors de ses contrôles (ALTO 2) lui permettant de détecter exhaustivement les anomalies en lien avec les règles du Plan Comptable Général.

La réalisation d’un diagnostic du FEC permettra de sécuriser ces points par la mise en œuvre de contrôles, notamment :

  • La vérification que les numéros et libellé de comptes sont obligatoirement ceux définis par le PCG (Plan Comptable Général).
  • La vérification que les comptes auxiliaires clients et fournisseurs respectent un certain formalisme et reprennent la désignation littérale du tiers (client, fournisseur).
  • La détection des doublons sur les numéros de pièces, montants et libellés d’opérations.

Il est donc indispensable de s’appuyer sur un outil d’analyse menant des tests approfondis sur ces aspects afin d’éviter tout risque de rejet de la comptabilité en cas de contrôle fiscal.

4. Identifier les anomalies sur les déclarations de TVA ou la liasse fiscale

L’analyse automatique du FEC par le vérificateur l’aide à orienter ses demandes d’informations et ses recherches, notamment en matière de TVA.

Il est donc essentiel pour les entreprises non seulement de disposer d’un FEC conforme aux exigences légales mais aussi de vérifier que le fichier ne recèle pas anomalies susceptible de révéler au vérificateur des pistes de redressements.

Il est ainsi très utile pour les entreprises de réaliser "un contrôle à blanc" systématique afin notamment de réconcilier les données du FEC :

  • avec la déclaration annuelle de résultat déposée par la société, au cours d'une année,
  • avec les déclarations mensuelles (ou trimestrielles) de chiffre d'affaires TVA (CA3) déposées par la société, au cours de cette même année.

En outre, en matière de TVA, les contrôles suivants menés à partir du FEC permettront de détecter les risques d’erreurs ou de fraude :

  • vérification de l’application correcte des taux de TVA (taux normal, réduit) ;
  • détection des opérations ayant donné lieu à l’application à tort de la TVA ou des opérations ayant donné lieu à une récupération indue de TVA ;
  • réconciliation entre les données comptables et les éléments déclarés (CA3).

5. Le FEC : une mine de données utile pour l’amélioration des process et du contrôle interne de l’entreprise

Le FEC recèle une mine de données permettant à travers leur analyse, une amélioration significative des process et du contrôle interne. Ainsi les anomalies détectées dans la tenue comptable ou dans les règles de taxation (TVA, CVAE) peuvent conduire l’entreprise à s’interroger sur bien des aspects de son organisation en premier lieu le processus de clôture des comptes mais pas seulement : la mise en œuvre de la piste d’audit fiable, l’application des règles de la TVA, la gestion des encaissements ou le respect des délais de paiements sont autant de zones d’amélioration pouvant être mises en lumière à l’occasion d’un diagnostic du FEC.

Les équipes de KPMG bénéficient d’une solide expérience et d’un outil d’analyse performant pour vous permettre de tester votre FEC. Nos équipes spécialisées sont là pour vous accompagner dans la mise en conformité du FEC), afin d’éviter de lourdes conséquences financières en cas de contrôle fiscal.

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